スムーズに仕事が進む説明には、いくつかポイントがあります。特に、「結論」から話すことはビジネスで重要な考え方です。
結論から話す「PREP法」とは？
結論から伝える方法は「PREP法」とも呼ばれ、会話や文章で説得力を高めるためのフレームワークとして知られています。
PREPとは、Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論）の略語です。最期にも結論は伝えるのですが、とりあえず最初に要点・結論を話してしまって、そこから詳細や具体例を展開させていきます。
コミュニケーションで起承転結を使わない
説明が苦手という人は、人前で喋ることが緊張する、相手から「つまり、何がいいたいの？」言われるのが怖いという方が多いのではないでしょうか。
相手が「何が言いたいの？」と聞く理由は、あなたの伝えたいことが何なのか分からないから。結論を先に伝えれば、相手は「今からこの説明をするんだな」と分かるため、すんなりと説明を受け入れてくれるはずです。
日本では、文章を書くときに起承転結を学びます。最初から順序立てて説明していく方法なので、ビジネスには適していません。
仕事では、「このあとどうなるの？続きが気になる！」と思わせるコミュニケーションを求められていないからです。
例えば、あなたが部下や同僚から相談を受けたとしましょう。「クライアントが不満を持っていらっしゃるみたいで、来月の契約を解除したいと言っていて…」と話が始まると、今もクライアントは怒っていて何か手を打たなければならないのか、それとも問題はすでに解決していて、ただ報告を受けているだけなのか分かりませんよね。
聞いているあなたは、「で、私に何をしてほしいの？」と、”結論”を求めるでしょう。もし自分が対処しないといけないなら、のんびりと説明を聞いている場合じゃないですよね。
しかし、「クライアントからお叱りいただきましたが、解決しました。何が起こったかというと…」と説明してもらうことで、あなたは「これは事後報告なんだな」と分かり、心置きなく話を聞くことができます。
結論から伝えれば、相手にすぐ伝わる
順序だてて説明を始めると、相手の話の展開をジッと待たなくてはいけず、どんな話になるのか、何が大事なのか最後まで分からないままです。
「結論」から説明を始めることで、相手にしてほしいことがスムーズに伝わりますし、結論から伝えてしまえば、次に説明するべきことが明確になります。説明が苦手だなと感じている方は、ぜひ結論から先に話すPREP法を意識してみてください。