取引先から難しい依頼をされた時や、予定が重なっていてお誘いを断らないといけない時など、ビジネスではどうしても断らないといけない局面もあるでしょう。しかし、下手な断り方をしてしまえば、相手からの心象が悪くなってしまうおそれも。相手との今後の関係に悪影響がないように、上手にお断りをしたいものです。
こちらでは、相手との関係性を壊さず、かつ、上手にお断りするためのマナーやお断りメールの書き方についてご紹介します。
お断りメールで注意しておきたいこと
まず大切なのは、はっきりと断ることです。「断るのは気が引けるから」と相手にあいまいな返事をする、まったく返事をしないといったことは避けましょう。間に合わせの回答や忘れてスルーしてしまうという対応をすると、相手は自分を軽視されたように感じてしまい、関係性が悪化してしまいます。
また、ビジネスメールは顔が見えないやり取りですので、断る意思がしっかり伝わるようにしつつも、クッション言葉を入れて雰囲気をやわらげることも大切です。クッション言葉の例としては、「ありがたいお話ではございますが」「ご期待に添えずに申し訳ございませんが」「まことに不本意ではございますが」といった言葉があります。
相手に配慮したお断りメールの書き方
お断りメールを書く際には、以下のような流れを意識してみましょう。
まずは感謝を伝える
冒頭で挨拶と自己紹介をした後は、本題に入る前に相手からの依頼や提案に対しての感謝の気持ちをつづります。お断りメールで良い印象を与えるためには、お礼の言葉は必須です。
明確にお断りの意思と理由を伝える
クッション言葉を入れつつ、断る意思とその理由をはっきりと書きましょう。断る理由を明確にしておけば相手に納得してもらいやすいですし、都合やタイミングが合えば次の機会が期待できます。
相手への心遣いを忘れない
お断りの言葉だけだと、配慮に欠けた人だと思われてしまう可能性があります。この先も相手と関係を続けていきたいなら、関係性や状況に応じた前向きな内容で本文を締めるようにするのがよいでしょう。
お断りメールで使えるフレーズ3選
ご要望には沿いかねます
相手の要求に応えるのが難しい際に使えるフレーズです。
「沿えない」ではなく「沿いかねる」とすることで言葉尻がやわらかくなります。
辞退させていただきます
遠慮のニュアンスを含んだフレーズです。
辞退する場合は、理由とセットで使うようにしましょう。
見送らせていただきます
“今回は”お断りしたいという意味合いがあるフレーズ。
「今回は都合が悪いけど、次回以降は引き受けるかもしれない」という場合は、その旨も併せて伝えておくとベターです。